会計ソフトの落とし穴を税理士が解説｜初心者が陥る4大ミスと対処法

会計ソフトを導入したけど合っているか不安な個人事業主・フリーランス必見。初期設定ミス・二重入力・連携しすぎ・残高不一致の4大失敗パターンと具体的な対策を徹底解説します。

会計ソフトは65万円控除などを狙いやすくハードルが下がるため、個人事業主・フリーランスの方に非常におすすめのツールです。しかし、使い方によってはさまざまなミスや間違った確定申告書ができあがる要因がいくつかあります。

本記事では、初心者が特に間違えやすいポイントを順番に解説していきます。

① 初期設定のミス｜最初の設定が狂うと永遠に合わない

会計ソフトを使い始める際、まず「事業設定」を行います。住所などの基本項目や業種などを入力する箇所です。ご自分のビジネスの基本情報がしっかり入力できているか、まず確認しましょう。

次に特に重要なのが、白色申告なのか青色申告なのかという申告方法の選択です。ここの設定を間違えていると、正しい確定申告書が出来上がりません。自分の申告の種類に合った設定になっているか、必ず再度確認してください。

消費税の設定については、免税事業者の方は気にしなくて構いませんが、インボイス登録などで課税事業者になった方は関係があります。どの計算方法で消費税を計算するのか、またインボイス登録日はいつからなのか、正しい情報を入力するようにしましょう。

口座の登録（連携）については、クラウド会計ソフトでは使っている銀行口座やクレジットカードを連携することができます。非常に便利ですので、初期設定の段階で必要なものは連携しておきましょう。

残高設定を忘れると永遠に残高が合わない

初期設定の中で、意外とできていない方が多いのが残高設定です。これは、会計ソフトを使い始めた時点の残高を設定する作業です。

② 二重入力の罠｜同じ経費を2回計上してしまうミス

初期設定が終わったあとの日々の入力でも、よくあるミスがあります。その代表が「二重入力」です。パターンは主に3つあります。

パターン1：現金とカードで同じ経費を二重入力

レシートを見た時に、現金で払ったのかカードで払ったのかが一見わかりにくい場合があります。よく見るとレシートに「カード払い」「クレジットカード」という記載があるのですが、パッと見では同じため、現金で払ったと思い込んで現金で入力し、さらにカード連携の方でも経費として入力してしまう、というミスが多発しています。

パターン2：口座間の資金移動で二重入力

事業用の口座からもう一つの事業用口座へ資金を移動する際にも、二重入力が起こりやすいです。例えば10万円を移動した場合、両方の銀行口座でそれぞれ入力してしまうと二重入力になります。

仕訳で説明すると、以下のようになります。

この仕訳を両方の口座でそれぞれ入力してしまうと、全く同じ仕訳を2回することになり、残高がずれてきます。

パターン3：カード決済と口座引き落としで二重入力

クレジットカードで経費を購入した時に処理をして、さらにその引き落としが口座から行われた際にも経費として入力してしまうケースです。カードで切った時と、口座引き落としの時の両方で経費計上してしまうと二重入力になります。

③ 連携しすぎ問題｜便利さの落とし穴に注意

クラウド会計ソフトは非常に便利で、さまざまなサービスと連携が可能です。しかし、連携しすぎることで問題が起きることがあります。

問題1：関係のない口座まで連携してしまう

基本的に、事業に関係のないデータは連携しなくて構いません。例えば、プライベートの口座から携帯代と電気代だけが引き落とされていて、その2つを経費に上げたいという場合。その2つの経費のためだけにプライベート口座を全て連携してしまうと、関係のない大量の取引データの仕訳登録が必要になり、非常に非効率です。

こういった場合は、必要な経費だけをピックアップして手入力すれば十分です。

問題2：便利だからとりあえず全部連携してしまう

使っているサービスを全て連携しようとする方がいらっしゃいますが、全て連携しすぎると問題になります。例えばAmazonと連携している場合、Amazonでのショッピングはクレジットカードからまとめて引き落とされます。クレジットカードの連携をしていれば、Amazonの分はカード連携でカバーできるため、Amazonを別途連携する必要はありません。

④ 残高不一致事件｜現金がマイナスになったら要注意

会計ソフトを使っていると、残高が実際と合わなくなるケースが多発します。パターン別に見ていきましょう。

現金残高がマイナスになる

経理の世界では、現金残高がマイナスになることは本来あり得ません。お金がなくなりそうな時には必ずどこかからお金を持ってきているはずだからです。現金がマイナス表示になっているということは、どこかの入力が漏れている、またはお金の動きを入力していないということになります。

実際にはない金額が現金残高として表示される

逆のパターンもあります。実際には手元にないような金額が現金残高として表示されてしまうケースです。実際に経験した例では、現金残高が250万円と表示されているケースが多発していました。「250万円ありますか？」と確認すると、「そんなにあるわけない」とおっしゃいます。

これは、どこかにお金を持っていったはずの入力が漏れているため、手元にないはずの金額に膨れ上がっているということです。きちんと経理ができていない証拠となりますので、残高が合うように正しく処理しましょう。

銀行口座の残高が合わない

実際の通帳に記載されている残高と、会計ソフトに入力した残高が合わないというケースも非常に多いです。主な原因は以下の2つです。

残高不一致の最大の原因｜事業主貸・事業主借の未処理

残高不一致の最大の原因として非常に多いのが、事業主貸・事業主借の未処理です。

事業主貸・事業主借は、個人事業主独特の勘定科目です。以下のような場面で使います。

• 事業主貸：お店のお金をプライベートの生活費として引き出す場合
• 事業主借：ビジネスの資金が足りなくなり、プライベートの貯金からお店にお金を入れる場合

残高試算表を確認する習慣をつけよう

入力したものが正しいかどうかを確認するために、残高試算表を見る習慣をつけることが非常に重要です。意外とこれを見ていない方が多く、それが自分の入力ミスに気づけない原因になっています。

残高試算表はどの会計ソフトでも出力できます。見方がわからない場合は、各ソフトのヘルプページや使い方ガイドで確認してください。

失敗しないためのコツ｜シンプルに整理することが大切

ここまで紹介してきたミスを防ぐために、最後に「うまくやるコツ」をまとめます。

特に初心者の方ほど、シンプルにすることがうまくいくコツです。連携するものを絞り、事業用とプライベートをきっちり分けることで、経理の複雑さが大幅に減ります。

会計ソフトが難しくてよくわからない、という方も多いと思います。今どの会計ソフトも使い方動画やヘルプページが充実していますので、そういったものを積極的に活用して少しずつ覚えていきましょう。

終わりに

本記事の内容は YouTubeチャンネル 税理士河南のYouTubeチャンネル! の下記動画を参考に作成しています。AIによる書き起こしを活用しているため、誤字脱字がある可能性があります。ご了承ください。
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