【電子帳簿保存法】Amazon領収書はウェブサイト保存でOK？税理士が徹底解説

e_zeirishi

Amazonの領収書はウェブサイトに保存したままでも電子帳簿保存法に対応できます。ただし、改ざん防止措置と検索機能の要件を満たす必要があります。

ウェブサイト上の領収書保存は電子帳簿保存法で認められているのか？

Amazonなどのネットショップでは、ウェブサイト上で購入履歴を閲覧できます。そのため、「わざわざ領収書をダウンロードしておかなくても電子取引保存に対応しているのではないか」という声が上がっています。

ただし、問題となるのは検索機能がないこととサービスの継続性の2点です。

📌 ポイント

国税庁の「電子帳簿保存法一問一答」問32では、電子取引を行った場合にデータを保存する方法として、発行者のウェブサイトで領収書等をPDFダウンロードできる場合、ウェブサイトに領収書等を保存する方法を認めています。

また、第三者が管理するクラウドサービスを利用して領収書等を受け取る場合は、クラウドサービスに領収書等を保存することも認められています。

つまり、AmazonのウェブサイトにデータをそのままにしておくことはOKです。ただし、あくまでも電子帳簿保存法の要件を満たした形で保存しておく必要があります。

📝 このセクションのまとめ

自分のパソコンやサーバー以外の、他社が運営するウェブサイトやクラウドサービス上へのデータ保存は認められている
国税庁の一問一答（問32）でウェブサイト保存が明示的に認められている
ただし電子帳簿保存法の要件を満たす必要がある

電子取引データの保存要件を確認しよう

電子取引データの保存要件には、大きく2つのポイントがあります。

電子取引データを改ざんできないような措置をすること（改ざん防止措置）
税務署が検索できるような形式にして保存しておくこと（検索機能要件）

この2つの要件をAmazonのウェブサイトで満たすことができれば、わざわざデータをダウンロードして保存する手間が省けます。以下でそれぞれ詳しく見ていきましょう。

📝 このセクションのまとめ

電子取引データの保存要件は「改ざん防止措置」と「検索機能」の2つ
両方の要件を満たせばウェブサイト保存のみで対応可能

改ざん防止措置：Amazonはどの方法が使えるか？

改ざん防止措置として認められている方法は以下の4つです。このうちいずれか1つを満たせばOKです。

方法	内容	Amazonでの対応
①タイムスタンプ付与データの受け取り	タイムスタンプが付与されたデータを受け取る	✕ Amazonはタイムスタンプを付与しない
②自分でタイムスタンプを押す	ウェブサイトに保存するデータに自分でタイムスタンプを付与する	✕ ウェブサイト上のデータには付与できない
③訂正削除ができないシステムの利用	訂正削除履歴が残るシステム、または訂正削除ができないシステムを使う	○ ユーザーはAmazonの注文履歴を削除・訂正できないため要件を満たす
④事務処理規定の制定・遵守	不当な訂正削除の防止に関する事務処理規定を制定して遵守する	○ ウェブサイト保存でも採用可能なオールラウンドな方法

📌 ポイント：事務処理規定について

事務処理規定とは、電子データの保存や管理に関する自社のルールのことです。国税庁のホームページにサンプルが公開されており、自社用にアレンジするだけで作成できます。多くの事業者がこの方法で対応しています。もちろん、Amazonのウェブサイトにデータをそのままにしながらでもこのルールを採用できます。

Amazonのウェブサイトに保存している限り、ユーザー側では注文履歴の削除・訂正ができないため、③の要件を満たしています。つまり、Amazonについては改ざん防止措置はクリアできていると判断できます。

📝 このセクションのまとめ

改ざん防止措置は4つの方法のうちいずれか1つでOK
Amazonはユーザーが注文履歴を削除・訂正できないため③を満たす
事務処理規定（④）はウェブサイト保存でも採用できる汎用的な方法

検索機能要件：Amazonでは満たせない？例外規定を活用しよう

電子帳簿保存法で求められている検索機能の要件は以下の3点です。

日付・金額・相手方で検索できること
日付・金額で範囲を指定した範囲検索ができること
日付・金額・相手方を組み合わせたAND検索ができること

この検索機能がネックになります。Amazonの注文履歴では、法律で要求されているこれらの検索機能がありません。では、Amazonのウェブサイト保存は諦めるしかないのでしょうか。

そうではありません。検索機能が使えなくてもよいという例外規定があります。以下の3つの例外規定のいずれかに該当すれば、検索機能の要件は不要になります。

例外規定	適用条件	改ざん防止措置	検索機能	書面出力
①基準期間の売上高5,000万円以下	個人事業者：2年前の売上高が5,000万円以下法人：2期前の売上高が5,000万円以下	必要（一部不要）	不要	任意
②出力書面を整理	電子取引データを出力した書面を取引先ごと・取引年月日順に整理して税務署に提示・提出できる状態にしている	必要（一部不要）	不要	必要
③相当の理由がある	保存要件を満たせないことに相当の理由があり、かつ税務署の調査時に電子取引データのダウンロードや出力書面の提示・提出ができる	不要	不要	必要（調査時）

📌 ポイント：「相当の理由」とは？

③の「相当の理由」については、主に資金繰りや人手不足が理由として挙げられます。大方の中小事業者はいずれかの例外規定に該当すると考えられます。

3つの例外規定すべてに共通しているのは、税務署からダウンロードを求められたら応じることが必要な点です。Amazonのウェブサイトに領収書データを保存しておけば、必要な時にダウンロードできますので、この点はクリアできます。

また、書面（紙）の出力が必要な場合は、Amazonの領収書を印刷すれば対応できます。

📝 このセクションのまとめ

Amazonの注文履歴では法定の検索機能（日付・金額・相手方の検索・範囲検索・AND検索）を満たせない
ただし「売上高5,000万円以下」「出力書面の整理」「相当の理由」のいずれかの例外規定に該当すれば検索機能は不要
大方の中小事業者はいずれかの例外規定に該当すると考えられる

実務での対応方法：オーソドックスなやり方はこれ

大方の中小事業者はいずれかの例外規定を使えるため、検索機能の要件は不要です。つまり、電子取引データをどこかに保存しておけばよく、AmazonのウェブサイトをそのままデータのAmazon保存場所にすることができます。

オーソドックスな実務対応の手順は以下のとおりです。

Amazonの領収書を印刷する
印刷した領収書をもとに経理処理を行う
Amazonの領収書を日付順にまとめて保管する
データはAmazonのウェブサイトにそのまま残しておく

この方法であれば、通常は問題なく対応できます。

📝 このセクションのまとめ

例外規定を活用すれば、電子取引データをどこかに保存しておくだけでよい
Amazonの領収書を印刷して日付順に保管し、データはウェブサイトに残しておくのがオーソドックスな対応

保存期間とサービス継続性の問題点

実務上は上記の方法で対応できますが、全く問題がないわけではありません。2つの課題があります。

①保存期間について

領収書等の保存期間は、基本的には7年間、赤字の事業年度の領収書等は10年間保存しなければなりません。

ECサイト	購入履歴の保存期間	領収書のダウンロード期間	対応可否
Amazon	過去に購入したすべての履歴を閲覧可能	制限なく可能	○ 問題なし
楽天市場	制限なし	2年間のみ	△ 2年超はプリントスクリーンで対応