電子帳簿保存法の緩和措置を税理士が解説｜紙保存がOKになる「相当の理由」とは

電子帳簿保存法は令和5年度の税制改正で要件が大幅に緩和されました。「紙保存はNG」という情報で慌てた方も多いはずですが、最新ルールでは多くの中小企業・個人事業主が従来の保存方法でOKになっています。

電子帳簿保存法をめぐるこれまでの流れ

電子帳簿保存法をめぐっては、ルールが何度も変更されてきました。まず前回の改正で、電子取引データを保存する場合に必要だった税務署への事前申請が不要になりました。

ところが、その際に設定された要件が非常に厳しいものでした。たとえば「電子帳簿保存法に対応していない事業者は青色申告を取り消す」といった内容が最初に発表されており、さすがに厳しすぎるということで緩和措置が出ることになりました。

以下が、これまでの主な流れです。

電子帳簿保存法は「3つの保存方法」に分かれている

電子帳簿保存法について情報が混乱しやすい最大の原因は、この法律が3つの異なる保存方法から構成されているにもかかわらず、それぞれの話がごちゃごちゃになってしまっていることです。

①と②は「ペーパーレス化をしたい事業者が利用する制度」です。一方、③の電子取引データ保存は全ての事業者が対応しなければならない制度です。

たとえばAmazonなどのECサイトでの購入や、メール添付で届いたPDF形式の領収書・請求書などは「電子データでやり取りしたもの」にあたるため、③の対象となります。この③について「電子データで受け取ったものは紙に出力するのではなく、データのまま保存してください」というルールが設けられたことが、一時期大きな話題になっていました。

①②電子帳簿保存・スキャナ保存のメリットと要件

①電子帳簿保存と②スキャナ保存を活用すると、経理作業のペーパーレス化が可能になります。主なメリットは以下の通りです。

• 保管スペースが不要になる：紙の書類は数年分の保存が義務づけられており、中小企業や大企業では保管場所の確保が大きな負担になっている
• 業務効率が上がる：データで保存しておけば、必要な領収書や請求書を検索一発で見つけられる。紙の場合は倉庫や段ボールをひっくり返して探す手間がかかる

なお、①②の要件については、以前の改正（2022年1月）ですでに緩和されており、税務署への事前届け出・承認が不要になっています。

スキャナ保存で必須の「タイムスタンプ」とは

スキャナ保存の要件として重要なのがタイムスタンプの付与です。タイムスタンプとは、データが改ざんされていない証拠をつける仕組みのことです。

• 請求書や領収書を電子文書で保存する際に、修正された履歴が残るようにする
• 削除した場合には「いつ削除したか」の記録が残る
• 修正した場合には「いつ何時に修正したか」の記録が残る

スキャナ保存に対応するシステムを選ぶ際は、認証がついている市販のソフトウェアを選べば基本的に問題ありません。対応ソフトの一覧はJIMAや国税庁のホームページで公表されていますので、自分が使っているシステムが対応しているかどうか確認することができます。

③電子取引データ保存の対象となるものは何か

全事業者が対応しなければならない③電子取引データ保存ですが、まず「どんなものが対象になるのか」を正確に把握しておくことが重要です。

最近はコスト削減の観点から、請求書や領収書をメール添付で送るケースが増えています。こうした電子データでやり取りしたものは、紙に出力して保存するのではなく、データのまま保存することが求められます。

「検索機能」とは何か、なぜ必要なのか

電子取引データを保存する際のルールとして、以前から「検索機能の確保」が求められていました。これは、保存したファイルやデータに適切な名前をつけ、あとから検索できる状態にしておくことを指します。

具体的には、保存するファイル名に以下の3つの情報を含め、それぞれで検索をかけたときにデータが見つかる状態にしておく必要があります。

• 日付（取引が行われた年月日）
• 取引先（相手方の名称）
• 金額（取引金額）

たとえば「20240115_〇〇株式会社_55000円.pdf」のようにファイル名をつけておくと、日付・取引先・金額のいずれかで検索したときにそのファイルがヒットするようになります。

令和5年度税制改正による緩和措置の詳細

令和5年度の税制改正によって、電子取引データ保存の要件は大きく緩和されました。ポイントは大きく2つあります。

緩和①：検索機能が不要な事業者の範囲が拡大

売上高の上限が1,000万円から5,000万円に引き上げられたことで、対象となる中小企業・個人事業主の範囲が大幅に広がりました。売上高が5,000万円以下の事業者は、日付・取引先・金額でのファイル名管理や検索機能の確保が不要になります。

緩和②：「相当の理由」がある場合は改ざん防止措置も不要

さらに大きな緩和として、「相当の理由」がある場合には、改ざん防止措置も検索機能の確保も不要になりました。しかも、この「相当の理由」の適用に際して税務署への事前申請は不要です。

「相当の理由」がある場合にクリアすべき条件は以下の2点です。

1. 電子保存データを書面（紙）で出力できる状態にしておく
2. 電子データをダウンロードできる状態で保存しておく

つまり、AmazonなどのECサイトで購入した際の領収書や、取引先からメール添付で届いたPDFの請求書などについては、データを保存しておき、かつ紙でも出力できる状態にしておけばOKということです。

「相当の理由」として認められる具体例

• システムの対応が間に合わない場合
• 金銭的な理由でシステム導入・整備が難しい場合

「相当の理由」に該当するかどうかは、国税庁が公表しているQ&Aでも詳しく確認することができます。気になる方はそちらも参照してみてください。

まとめ：自分はどう対応すればよいのか

電子帳簿保存法について情報が混乱しやすい理由は、3つの保存方法の話が混在してしまっていることです。まず「自分が今どの保存方法の話をしているのか」を明確にすることが重要です。

• ①電子帳簿保存・②スキャナ保存はペーパーレス化をしたい事業者が任意で利用する制度
• ③電子取引データ保存は全事業者が対応しなければならない制度

令和6年1月以降は③の電子取引データ保存が必須となる予定でしたが、令和5年度の税制改正で新たな緩和措置が追加されました。古い情報のまま対応してしまうと、不要な対応をしてしまうことになりかねません。必ず最新の情報で確認するようにしましょう。

終わりに

本記事の内容は YouTubeチャンネル 税理士河南のYouTubeチャンネル! の下記動画を参考に作成しています。AIによる書き起こしを活用しているため、誤字脱字がある可能性があります。ご了承ください。
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