電子帳簿保存法とインボイス制度の二重苦を税理士が解説【2024年1月開始】

そうですよね。それに追い打ちをかけるように、またまためんどくさいものが迫ってきてますね。

本当にインボイスとセットみたいなもんですね。中小企業は経理事務だけで1日終わりそう。

いきなりですけど、思ってる方多分多いんでしょうね。

はい、わかりました。じゃあ今日はね、電子帳簿保存法のめんどくささと、インボイスと電子帳簿保存法が重なるとどれだけややこしいのかっていうのをちょっと解説したいと思いますので、ぜひ最後までチェックしてください。

電子帳簿保存法、ざっくり説明させていただくと、色々とやってもやらなくてもいい部分と、やらなきゃいけない部分っていうのがあるんですよ。

まずね、会計の帳簿データとか決算書とか申告書、総勘定元帳とか、1年間の取引がバーっと並んでる帳簿やね。こういうのは電子帳簿保存法の区分①になってる。電子で残してもいいし紙で残してもいいっていう、まだそうなってるので、だったら紙でいいと思います。いずれはね電子になるけど、電子はお勧めしません。

色々と税務調査で戦いづらくなるんですよ。

そうなんですよ。申告書・帳簿・請求書・領収書、全てのデータがパソコンで見れるようになると、調査官はそのパソコンだけで全部調べられるんですよ。

パソコンのどのフォルダーに何が入っているかっていうのを、全部経理担当者が画面に映し出すんですよ。税務調査官はパソコンをいじれない。いじって何か消すと大問題になるので。そうすると、調査官と経理担当者の調査になるんですよ。社長の入る余地がないんですよ。で、社長がよくわからないまま調査がどんどん進んでいく。

こんな小さいノートパソコンに調査官と経理担当者が集まって、「この資料を見せてください」と調査官が言ったら、経理担当者が検索機能で映し出すわけですよ。そしたら「今何見とんの？」みたいな。僕ら税理士だって「今何見とんの？」みたいな。この小さい画面にみんな集中するんですよ。

で、社長が映してほしくないようなものがパンって出てきて、「うわ、それ出すなよ！」みたいな。でも今までの紙なら、税務調査官に提示する時は社長が最終確認して、「あ、これなら提示してもいいかな」と。不正はあかんけど、一応社長が最後に提示することはできるけど、電子帳簿保存法になると本当に経理担当者と調査官のやり取りになる。調査の流れが変わるんですよ。

調査官も税金を取ろうとするから、うまいこと解釈して「あ、これはちょっとなんかダメですね」みたいなことを言ってくることもよくあるわけだから。本当ね、もう調査官のペースにさせたらあかんから、紙の保存をお勧めします。

帳簿関係とか申告書・決算書関係は区分②。次に、取引先から領収書とか請求書とか契約書とかが郵送で送られてくるもの、紙でもらうものやね。これも区分②で、電子で保存してもいいし紙で保存してもいい。紙できたらわざわざPDF化して保存する人もそんないないですよ。

ただね、ペーパーレスにしたいっていう会社もいるわけよ。棚に保管するのがスペースを取るから電子化したいっていう会社もいるけど、できれば税務調査対策なら紙の方をお勧めします。でもね、電子のメリットもあって、契約書を交わす時に紙の契約書だと収入印紙を貼らないといけないけど、電子の契約書なら収入印紙がいらないんで、そういう節税対策にはなるけどもね。

問題は次の3つ目ですよ。電子でもらった領収書・請求書・契約書、これは強制的に電子で保存しなきゃいけない。紙は許されない。

ダメなんですよ。これが来年の1月からめんどくさくなると。で、そのデータはちゃんと検索できるようなファイル名で管理したり、フォルダーを作ったりして、すぐに検索できるようにしておかないといけない。あとは改ざんができないようにタイムスタンプを押さないといけないとか、そういう機能があるんやけどね。

タイムスタンプね。それが押されたら改ざんできないみたいな。

改ざんしたらダメなんですよ。だからタイムスタンプをやるっていうのもあるんやけど、ただね、タイムスタンプの機能のあるソフトを入れたらそれなりにお金もかかる。でもタイムスタンプは最悪なくてもいいよと。事務処理規定っていうね、訂正とかが必要な場合はこういうルールで訂正しますよとか、そういう事務処理規定みたいなのをちゃんと書面でルール化しておけばタイムスタンプは特にいらないよ、というそういうルールもあるんで。どっちにしろ、データで保存しなきゃいけないというルールがあるんです。

やっぱり通販でAmazonとか楽天とかで買ったら、領収書・請求書がダウンロードできるじゃないですか。取引先から最近はね、請求書とか見積書とかいろんなものがメールで送られてきたりするじゃないですか。そういうのは紙で印刷しても無駄で、全部電子データで保存しておかなきゃいけない。さらに検索できるようなファイル名にしておかないといけない。

「メールでもらいましょう」は通じない。分かっちゃうんですよね。最悪、取引先に確認したりするんでしょうね。ほとんどないと思うけど、めんどくさいんですよ、これが。

さっきの紙の保存もこのデータの保存も7年保存しておかなきゃいけない。でインボイスって、インボイス番号が印字されている領収書とか請求書のデータができたやつもチェックしなきゃいけないわけで。チェックしてインボイスの番号がちゃんと印字されているかどうか、印字されていなければ「印字されていない」フォルダーに入れないといけないし、印字されているフォルダーに入れたりとか、振り分けもしなきゃいけない。めんどくさい！

めんどくさいでしょう。僕たち税理士事務所側はさ、それもさらに10%か8%とかもデータで僕はチェックしなきゃいけない。お客さんがフォルダにボンボンボンボン入れたわけで、それを最後僕らがチェックして申告書を作らないといけない。やってられないよね。

僕はポンポン入れていけば任せられるなるけど、僕は嫌で。そんなお客さんとは契約しないわけよ。ご自身でちゃんと振り分けしてくれる方だけにしますっていう税理士が多分出てくると思う。

税理士事務所は紙でもらうものもあればデータでもらうものもあって、2パターンある。両方見ながら帳簿を作っていかないといけない。もし経理担当者がいるとしたら、経理担当者も両方見て帳簿に打ち込んでいかないといけない。

今までなら紙でまとめて、紙1枚こうやって打ち込んだら「はい次の紙」、また打ち込んだら「はい次の紙」ってこうやって順番にやってきてよかったのを、「こっちやってこっちやってあこっちも」みたいな。データを見てデータもなんかパソコンで打ち込んでるのに、データでまた画面切り替えてみたいな。2画面になる。もうめんどくさいの本当に。

さっきの検索機能とかファイル名にしなきゃいけないとか、Excelで管理しなきゃいけないっていうルールはあるんやけど、こんなもんちゃんとできる会社なんて少ないわ。だから一応ね、国税の方がそこまでしなくていいよっていう例外規定を設けてる。

それが2年前の売上が5000万円以下の会社は検索機能いらないよというルールも設けてる。あとはすぐに印刷できるような状況にしておいてくれたら検索機能いらないよと。税務署が「領収書すぐ印刷してください」って言ったらすぐに印刷できる状況にしておいたら、別に検索機能いらないよ。そういう例外規定もあるんで。

ざっくり言うと、とりあえずデータにぶっ込んどいて、税務署に何か言われた時にそのぶっ込んだとこから引っ張り出して印刷さえできればとりあえずOK。でもデータだけはぶっ込んどかないとダメなんですよ。

注意点としてはね、領収書とかをダウンロードするわけで、ダウンロードをほったらかしにしておいて遡ってダウンロードしたら「もうダウンロード期限切れてます」みたいな、1年以上前のはもうダウンロードできませんっていうのがあると思うんで。だからすぐにダウンロードするような社内ルールを決めておかないといけない。電子データはすぐダウンロードしてこのフォルダーにポって。

そのフォルダーもパソコンの端末とかそういうのだと、パソコンがクラッシュしたらもう終わりや。だからクラウドにぶっ込んでいく。僕だったらまだクラウドとか使えるけど、使えない人もいるよ。クラウドって、データセンターみたいなところにあるやつ。パソコンが盗難に合う可能性もあるし、クラッシュする可能性もあるし。なのでクラウドに。

メールをフォルダーを作ってクラウド上に保存して、最悪それでもいいんじゃないかな。データ保存は必要っていうことを覚えておくくらい。検索まではまあまあいいでしょう。すぐに印刷できる状態なら税務署も許してくれるというような感じです。

いじれないよ。そもそもデータで何かもらうってことはパソコンをいじってるってことやけど、あ、でもスマホかもしれないね。パソコンはいじれんけどスマホはいじれるみたいな人もいるだろうし。それをクラウド上に保存するってなかなかハードルが高い人もいると思うけどね。

多分税務署はクラウドとか使えない高齢者の人は眼中にないと思う。これからの世代の人、これから将来にかけてデータで管理するっていう国税の仕組みにしていく。これが国税の狙いなんですよ。できない人はもういい、そのうち引退してくやろって。世代が変わって全ての人がデータ保存ができるような、そういう未来にしていくっていうのが国税の狙いで。

マイナンバーカードから始まって、全てデータで紐付けです。不正ができないような状態になっていくと。不正ができない状態にするっていうのは僕はいいと思うけど、確かに便利にするためにやるのに、もうインボイスとか電子帳簿保存法とかもうめんどくさいんですよ。

もしデータがなくなった場合、ハードディスクが吹っ飛んだとかってなったら、領収書・請求書を保存していませんっていうのと一緒の話だよね。経費の証明ができない。経費の証明がなくなるわけです。

困るよ。だから経費が否認される可能性は十分あるよね。あとはそういう領収書・請求書の保存義務を満たしていないから、青色申告取り消しっていうのも十分可能性としてはある。

青色申告は、帳簿と領収書・請求書をちゃんと法律に従って保管とか記載とかをしていることで、いろんな特典が受けられるよっていうのが制度だから。保存しておくものがなくなっていたら、それは青色申告の要件を満たさないよね。

すぐに青色申告取り消しになるかどうかはあれやけど、青色申告を取り消されたら翌年は白色。それ困りますよね。白色になったら色々と不都合があるよ。欠損金の繰り越し控除はなくなるわ、30万円未満の少額資産は固定資産として減価償却しないといけないわみたいな、色々あるから。

まあ、関係なくクラウドは使った方がいいと思うけどね。

ということでね、インボイスが始まって、インボイスの要件を満たしている領収書とか請求書とかをチェックしなきゃいけないけど、これが電子でチェックするのか紙でチェックするのかみたいな。将来的にはこれ全部電子になっているからね。先の区分②になっていたものもそのうち強制ってなるんで。簡単になるならいいけどね。税務調査では調査官のペースにやってしまうのは断然損ですよ。

今からでもね！

ということでね、来年の1月1日から電子帳簿保存法が開始されるんですけど、まだね色々ルールは緩いけど、でもデータで保存しておくことはこれは最低限やっておかなきゃいけないので、何かフォルダーを決めてそこにぶっ込んでおく。これだけは忘れずにやっていただきたいな。

ハードディスクに保管とかやっちゃうと、これは7年間保存しておかないといけないので、7年の間にハードディスクは大体なくすと思うし、久しぶりに起動させたら起動しないみたいなことも絶対あるじゃないですか。電子製品は。だからクラウド上で保存しておくということは皆さん抑えておいてください。