電子帳簿保存法スキャナ保存を税理士が解説｜始め方と要件まとめ

スキャナ保存を導入すれば紙資料は不要。データ化すれば捨ててもOKになります。

電子帳簿保存法とは？3つの柱を整理する

2024年1月から、改正電子帳簿保存法が本格スタートしました。2023年10月からはインボイス制度もスタートし、多くの事業者が対応に追われていますが、この電子帳簿保存法も大変なことばかりではありません。うまく活用すれば非常に大きなメリットがある制度です。

電子帳簿保存法はそもそも1998年に制定された法律で、税務申告に必要な領収書・請求書の保存を紙ではなくデータで行ってもよいとするものです。当初は事前申請が必要で要件も複雑だったため、中小企業への普及はなかなか進みませんでした。その後、改正を重ねて現在では非常に使いやすい制度になっています。

この法律は次の3つの柱から構成されています。

①と②は任意です。やってもやらなくてもどちらでも構いません。③の電子取引データ保存だけが義務化されています。ただし電子取引についても、とりあえずデータで保存しておき、税務調査などで求められたときにパソコンから探して出せるようにしておけばよいという救済措置が設けられていますので、それほど心配する必要はありません。

スキャナ保存を導入すべき理由｜紙資料の保存コスト問題

一般的な税務調査では直近3年分の帳簿がチェックされます。そのため「3年分だけ保存しておけばいい」と思っている方も多いかもしれませんが、実は法人税法上、請求書や領収書などの紙資料には10年間の保存義務があります。

オフィスや会社の倉庫がダンボール箱で山積みになっているという方は少なくないはずです。物を置きっぱなしにしておくことは、無駄な家賃コストをかけているのと全く同じです。

インボイス制度の開始によって、書類の保存管理がさらに大変になっています。消費税の仕組みを簡単に確認しましょう。

この「支払った消費税50万円を差し引く」ことを仕入税額控除といいます。この控除を受けるためには、帳簿の記載とインボイスの保存の両方が必要です。

インボイス（適格請求書・簡易インボイス）に必要な記載事項は次のとおりです。

• 取引先の名称
• 年月日
• 取引の内容（8%・10%の税率区分別）
• 対価の金額
• 消費税額

インボイスの保存がなかったり、請求書・領収書にインボイスの記載がなければ、仕入税額控除が認められません。例えばクレジットカードで精算した経費については、カード明細だけでなく領収書の保存も必要です。保存しなければならない範囲が広がったことで、多くの事業者が苦労しています。

スキャナ保存を導入すれば、こうした紙の領収書・請求書はスキャン後に廃棄でき、データのみで管理できます。

スキャナ保存の始め方｜事前承認は不要

スキャナ保存を始めるにあたって、税務署への事前承認は不要です。やりたいと思ったその瞬間から、これからご説明する要件を満たした準備が整い次第、すぐに導入できます。

導入に必要な道具は次の2つです。

• スキャナ（後述の解像度・カラー要件を満たすもの）
• 対応システム（タイムスタンプ付与機能、または訂正・削除の履歴が残る・もしくは訂正削除ができないシステム。検索機能付き）

この2つを揃え、以下にご説明する要件を全て満たせばスキャナ保存が可能になります。

スキャナ保存の要件を詳しく解説

国税庁が定めるスキャナ保存の要件は複数あります。順番に確認していきましょう。なお、書類は重要書類と一般書類に分類されており、一部要件が異なります。

① 入力期間の制限

重要書類については、次のいずれかの方式でスキャナ保存を行う必要があります。

業務処理サイクル方式を採用するには事務処理規定の作成が必要ですが、実は国税庁のホームページにほぼテンプレートが用意されています。それをベースに自社の条件に合わせてカスタマイズするだけでOKです。これをきちんと備え付けておけば問題ありません。

なお、一般書類については入力期間の制限がなく、いつでも入力できます。

② 解像度・カラー画像による読み取り

• 解像度：200dpi以上で読み取ること
• カラー：赤・緑・青それぞれ256階調以上（24bitカラー）で読み取ること
• 一般書類は白黒でも可

③ タイムスタンプ

タイムスタンプの付与が原則必要ですが、入力期間内にスキャナ保存したことを確認できる場合はタイムスタンプの代わりに、データの訂正・削除の履歴が残るシステム、または訂正・削除ができないシステムを使用することで代替できます。タイムスタンプ導入にはコストがかかるため、対応システムを利用する方法が現実的です。

④ バージョン管理（訂正・削除の管理）

スキャナデータについて、訂正・削除の事実とその内容を確認できるシステム、または訂正・削除を行うことができないシステムを使用することが必要です。

⑤ 帳簿との相互関連性の確保

スキャナデータ（領収書・請求書）と、それに関連する帳簿の記録事項との間で、関連性を確認できるようにしておく必要があります。例えば仕訳番号を統一するなどの方法が考えられます。一般書類については不要です。

⑥ 装置の備付け

• 14インチ以上のカラーディスプレイの備付け
• カラープリンターの備付け
• 操作説明書の備付け
• 速やかに出力できること（拡大縮小可能で、4ポイントの文字を認識できる品質）

⑦ システム概要書の備付け

使用するシステムの操作説明書などを社内に備え付けておく必要があります。

⑧ 検索機能の確保

スキャナデータについて、次の項目で検索できるようにしておく必要があります。

• 取引年月日その他の日付
• 取引金額
• 取引先

以前は勘定科目での検索も必要でしたが、改正により簡素化されました。なお、税務職員による質問検査権に基づくスキャナデータのダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合は、日付の範囲指定検索や複数項目の組み合わせ検索の要件は不要となります。つまり、税務署から求められたデータをすぐに出せるようにしておけば、この3つの検索要件だけで十分です。

おすすめスキャナ「ScanSnap iX1600」の7つの強み

スキャナ保存には当然スキャナが必要です。市場には様々な機種があり、価格帯は2万円〜5万円程度が主流です。税理士業界でも多くの会計事務所がスキャナを導入していますが、その中でも特に多く使われているのがScanSnap（スキャンスナップ）です。

ScanSnapシリーズの中でも特におすすめの機種がScanSnap iX1600です。その強みを7つご紹介します。

スキャナ保存で業務効率化を実現するために

インボイス制度のスタートにより、会計・税務の実務上の手間は大幅に増えています。このまま対応しきれなければ、税理士側でも顧問料の値上げを検討せざるを得ない状況になっています。

そこで有効な対策の一つが、ScanSnapの導入と会計ソフトとの連携です。例えば、これまで紙で郵送していた領収書・請求書をスキャンしてデータで送るようにすることで、会計事務所側でも自動仕訳機能を活用でき、業務効率化が大きく進みます。

税理士の本来の役割は、事務作業に時間を費やすことではなく、資金繰りのアドバイス・業務改善の提案など、人間にしかできない付加価値の高い業務にあります。スキャナ保存の導入は、そうした本質的なサポートに注力するための土台になります。

終わりに

本記事の内容は YouTubeチャンネル 税理士YouTuberチャンネル!! / ヒロ税理士 の下記動画を参考に作成しています。AIによる書き起こしを活用しているため、誤字脱字がある可能性があります。ご了承ください。
本サイトは 税理士YouTuberチャンネル!! / ヒロ税理士を応援しています！

     

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