スキャナ保存で紙資料を廃棄できる！電子帳簿保存法の始め方を税理士が解説

スキャナ保存を導入すれば紙の領収書・請求書はデータ化後に廃棄OK。コスト削減の切り札となる電子帳簿保存法の活用法を解説します。

電子帳簿保存法とは？3つの柱を整理しよう

電子帳簿保存法は1998年に制定された法律で、税務申告に必要な領収書や請求書などの保存を、紙ではなくデータで行ってもよいとするものです。当初は事前申請が必要だったり細かな要件があったりして、中小企業ではなかなか導入が進みませんでした。しかし改正を重ねるごとに使いやすくなり、2024年1月からいよいよ本格スタートとなりました。

2023年10月のインボイス制度スタートに続き、さらに対応が必要になると戦々恐々としている方も多いと思います。ただ、この電子帳簿保存法は大変なことばかりではなく、うまく使えば非常に大きなメリットがあります。

まず全体像を整理しましょう。電子帳簿保存法は次の3つの柱から構成されています。

①と②は任意です。やってもやらなくてもどちらでも構いません。一方、③の電子取引データ保存は義務化されており、ファイル名を付けて整理し、いつでもデータを提示できるように保存しておく必要があります。

なぜ今スキャナ保存がおすすめなのか？紙資料の保存コスト問題

一般的な税務調査では約3年分の帳簿がチェックされます。そのため多くの会社では3年分の書類を紙で保存しているケースが多いのですが、実は法人税法上、領収書・請求書などの紙資料には10年間の保存義務があります。

オフィスや倉庫がダンボールで山積みになっているという会社は非常に多いと思います。しかし、物を置きっぱなしにするということは、無駄な家賃コストをかけているのと全く同じです。

さらに、2023年10月からスタートしたインボイス制度との関係でも、スキャナ保存の重要性が増しています。消費税の仕入税額控除を受けるためには、帳簿への記載に加えてインボイス（請求書・領収書）の保存が必要です。

消費税の計算の仕組みを簡単な例で確認しておきましょう。

この「支払った消費税50万円を差し引く」ことを仕入税額控除と言います。この控除を受けるためには、次の両方が必要です。

• 帳簿への記載（会計データの入力）
• インボイス（請求書・領収書）の保存

インボイスには、取引先の名称・年月日・取引内容（8%・10%の税率別）・対価の金額・消費税額の記載が必要です。インボイスの保存がなかったり、記載要件を満たしていなかったりすると、仕入税額控除が認められません。例えばクレジットカードで決済した経費については、カード明細だけでなく領収書の保存も必要です。

このように保存しなければならない書類の範囲が広がっているなか、スキャナ保存を導入すれば、紙資料はデータ化後に廃棄できるため、書類管理の負担を大幅に軽減できます。

スキャナ保存の基本ルールと始め方

スキャナ保存とは、領収書・請求書などをスキャナで読み取って電子データ化し、紙の保存を不要にする制度です。税務署への事前承認は不要で、要件を満たす準備が整ったらすぐに導入できます。

導入に必要なものは次の2つです。

• スキャナ（所定の解像度・カラー要件を満たすもの）
• 対応システム（タイムスタンプを付与できる、または訂正・削除の履歴が残る、検索機能付きのもの）

以下では、スキャナ保存の各要件を詳しく確認していきましょう。なお、対象書類は「重要書類」と「一般書類」に分けられ、一部要件が異なります。

スキャナ保存の要件を詳しく確認

国税庁が定めるスキャナ保存の要件は複数あります。順番に見ていきましょう。

① 入力期間の制限

スキャナ保存は書類を受け取ってから一定期間内に行う必要があります。次の2つの方式のいずれかを選択します。

業務処理サイクル方式を使うには「事務処理規定」の作成が必要ですが、国税庁のホームページにテンプレートが公開されています。ほぼ雛形が決まっているので、自社の条件に合わせてカスタマイズするだけでOKです。なお、一般書類については入力期間の制限なく入力することもできます。

② 解像度・カラー要件

• 解像度：200dpi以上で読み取ること
• カラー画像：赤・緑・青それぞれ256階調以上（24bitカラー）で読み取ること
• 一般書類は白黒でも可

③ タイムスタンプ

本来はタイムスタンプの付与が必要ですが、入力期間内にスキャナ保存したことが確認できる場合はタイムスタンプの付与要件に代えることができます。タイムスタンプの導入にはコストがかかるため、データ保存の履歴が残るシステムを導入していれば問題ありません。

④ バージョン管理（訂正・削除の管理）

スキャナデータについて、訂正・削除の事実とその内容を確認できるシステム、または訂正・削除を行うことができないシステムを使用することが必要です。

⑤ 帳簿との関連性の確保

スキャナデータ（領収書・請求書）と、それに対応する帳簿の仕訳記録との間に関連性を確認できるようにしておく必要があります（例：番号を統一するなど）。一般書類については不要です。

⑥ 装置の備付け

• 14インチ以上のカラーディスプレイおよびカラープリンターを備え付けること
• 操作説明書を備え付けること
• 速やかに出力できること（整然とした形式・明瞭であること、拡大縮小して出力できること、4ポイントの大きさの文字を認識できること）
• システム概要書（操作説明書等）を社内に備え付けること

⑦ 検索機能の確保

スキャナデータについて、次の項目で検索できるようにしておく必要があります。

• 取引年月日その他の日付
• 取引金額
• 取引先

おすすめスキャナ「ScanSnap iX1600」の7つの強み

スキャナ保存を始めるにはスキャナが必要です。市場には様々な機種がありますが、価格帯は2万円〜5万円程度が主流です。税理士業界でも導入する会計事務所が増えていますが、多くの方が選んでいるのがScanSnap iX1600です。

ScanSnapの強みを7つにまとめました。

また余談ですが、ScanSnap iX1600はふるさと納税の返礼品としても入手できます。石川県の能美市の返礼品として取り扱われていますので、ぜひ探してみてください。

スキャナ保存導入で業務効率化・コスト削減を実現しよう

電子帳簿保存法は、インボイス制度と並んで「大変な制度」というイメージを持たれがちです。しかし、DX化・IT化・ペーパーレス化を推進していこうとする中小企業にとっては、うまく使えば本当にプラスになる制度です。

インボイス制度のスタートによって、会計業界では実務上の手間が大幅に増えています。このままでは顧問先の中小企業に値上げを要求せざるを得ない状況になりかねません。そこで有効な対策の一つが、スキャナ保存の導入です。

例えば、顧問先にScanSnapを導入していただき、領収書や請求書をデータ化してデータで送ってもらうようにすれば、自動仕訳機能を活用して業務効率化が図れます。今まで紙で郵送していたやり取りをデータ化するだけで、双方の作業負担が大きく軽減されます。

終わりに

本記事の内容は YouTubeチャンネル 税理士YouTuberチャンネル!! / ヒロ税理士 の下記動画を参考に作成しています。AIによる書き起こしを活用しているため、誤字脱字がある可能性があります。ご了承ください。
本サイトは 税理士YouTuberチャンネル!! / ヒロ税理士を応援しています！

関連記事

電子帳簿保存法スキャナ保存を税理士が解説｜始め方と要件まとめ

     

東京エリア

千代田・中央・港区から副都心各区まで、東京の優良税理士法人ランキング

千代田区 港区 中央区 新宿区 渋谷区 豊島区 品川区 その他東京

関西エリア

大阪・京都・兵庫・岡山など関西圏の信頼できる税理士法人ランキング

大阪市 京都市 兵庫県 岡山県 その他関西

関東エリア

首都圏の神奈川・埼玉・千葉・北関東で実績のある税理士法人ランキング

横浜市 川崎市 さいたま市 千葉県 群馬県 栃木県 茨城県

中部エリア

製造業の集積地、中部・北陸圏で企業支援に強い税理士法人ランキング

名古屋市 静岡県 長野県 岐阜県 新潟県 石川県 山梨 富山・福井

九州・沖縄

九州・沖縄地域で地域密着型サービスに定評のある税理士法人ランキング

福岡市 長崎県 熊本県 その他九州

その他地域

北海道・東北・中国・四国地方の地域に根ざした税理士法人ランキング

札幌市 宮城県 福島県 広島県 徳島県 その他北海道 その他東北 その他中国 その他四国